Пример официального письма

Деловая переписка ведется по самым разным вопросам и может быть классифицирована по следующим основаниям

1. Цель (предназначение): коммерческие предложения, запросы, претензии, информация, заверения, сопроводительные письма, отказы, приглашения, выражения благодарности.
2. Получатели: обычные (адресованные одному лицу) и циркулярные (отправленные многим получателям).
3. Содержание: корректируемые документы (навязывающие конкретные условия, например, жалобы) и не корректируемые документы (свободные формы без обязательных требований к содержанию).

Примеры

Негосударственные фонды помощи ветеранам.

¡ Москва, один бюджетный проезд, 2

’24’, январь 2021 года.

Классификация № 2

Директору ООО «Помещения».

¡Москва, ул.

Уважаемый Петр Петрович!

Негосударственный фонд помощи ветеранам выражает благодарность за помощь и приглашает Вас принять участие в благотворительном мероприятии 15. 02. 2021 г.: Москва, Коммерческий проезд 1, 2. Подробная программа мероприятия прилагается.

Директор фонда. _______________________ Иванов И. И.

Приложение: 1 лист, 1 копия.

Другой пример:.

Эксперты «Консультант Плюс» выяснили, как правильно обращаться к лицам женского пола в официальных документах. Используйте эти инструкции бесплатно.

Правила оформления деловых бумаг

При оформлении документов по ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 не существует законодательно установленной формы.

• С вертикальным и угловым текстом
• Текст печатается на расстоянии от 1 до 1,5 гр. и выравнивается по ширине листа.
• Абзацные отступы составляют 1. 25 см.
• Рекомендуется использовать распространенные бесплатные шрифты, величиной 12, 13 и 14
• Рекомендуемый тип изложения: от первого лица множественного числа («Пожалуйста, пришлите.») — Третье лицо единственного числа («Общество требует обследования»). — От первого лица Thing («Пожалуйста, подумайте»). ,.
• Вступительное «Дорогая…!» использовать. И этикет закрытия «предположительно».

Кто и на чье имя пишет

Документ физического лица составляется от его имени или от имени его представителя с подписью отправителя или его адвоката внизу.

Если отправителем и/или получателем является юридическое лицо, корреспонденция составляется на имя (вместо) ответственного за организацию лица. В некоторых случаях компетентные исполнители перечислены в нижней части документа и используются в основном для получения ответов от государственного/муниципального органа.

Как отправить в организацию деловое письмо

Допускается отправка профессионального документа другой стороне различными способами

1. Электронная почта. Обязательно укажите тему письма. Если вопрос срочный, укажите важность документа.
2. Электронная почта (почта России или различные курьерские службы). Если вам необходимо подтвердить, что документ был отправлен, например, в случае претензии. Используйте заказное письмо для получения.
3. Факс. Часто используется, когда заинтересованные лица должны быть немедленно проинформированы о теме.

Выбранный метод будет зависеть от цели документа, срочности вопроса и отношений, сложившихся между сторонами.

Установлены ли сроки для ответа

График ответов и их необходимость зависят, например, от характера полученного делового документа.

• Если работа носит полезный характер, допустимо остаться без ответа.
• В случае с приглашениями должны быть указаны сроки. Крайний срок зависит от даты проведения мероприятия.
• Если жалоба получена, ответ должен быть подготовлен в срок, указанный в жалобе.

В 2008 году окончил ПГУ по специальности «юриспруденция»; в 2018 году окончил ПНРПУ по специальности «городская среда»; с 2011 по 2019 год работал юристом в Департаменте градостроительства и архитектуры Муниципальной администрации Пармы; с 2011 по 2019 год работал юристом в Департаменте градостроительства и архитектуры Муниципальной администрации Пармы; с 2012 по 2014 год работал юристом в Департаменте градостроительства и архитектуры Муниципальной администрации Пармы.

• Письмо-предложение о сотрудничестве

Ассоциация производителей алкоголя (UAP) является основным объединением руководителей алкогольной промышленности страны. Активная работа организации по созданию цивилизованного алкоголя и алкогольной продукции в Российской Федерации заслуживает уважения.

Несомненно, качество и безопасность продукции являются одним из приоритетов SPAP, а ее члены — добросовестные производители, уделяющие пристальное внимание этим аспектам.

‘AIG — одна из крупнейших страховых организаций в мире. Международная компания работает на страховом рынке уже 90 лет и имеет представительства в 160 странах мира; в России она работает более 15 лет; является членом Ассоциации страховых компаний Российской Федерации (AIG); имеет сильное присутствие в Российской Федерации.

Работа с производителями продуктов питания и напитков является для нас приоритетной. Основываясь на многолетнем международном опыте AIG в России, мы разработали уникальную программу страхования алкогольной продукции (ответственность производителя и страхование отмены продукции).

Эта программа представляет потенциальный интерес для членов SPAP, поскольку такие продукты, как алкоголь, требуют особого подхода к качеству потребительского сырья, упаковке и безопасности.

Исходя из вышесказанного, мы хотели бы предложить вам обсудить возможности сотрудничества в этой области.

Мы просим провести профессиональную оценку этого партнерства и установить процесс дальнейшего сотрудничества между нами. Мы готовы рассмотреть любые ваши предложения по формату совместных заданий.

• Письмо-приглашение

Приглашаем вас 17 марта 2016 года посетить семинар по построению международных программ страхования, организованный специально для партнеров AIG Марком Голденбергом, региональным попечителем Международной программы страхования AIG.

Марк приезжает в Россию специально для проведения серии образовательных мероприятий, поскольку имеет самый обширный опыт работы в многонациональном страховании.

Учитывая его текущий опыт реализации международных программ для российских клиентов с международным присутствием, мы уверены, что семинар будет очень интересным и даст ответы на многие вопросы в этой области.

Регистрация осуществляется путем ответа на это письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.

• Письмо-просьба об организации встречи

Тема: организационная встреча с Еленой Фирсовой Дата: 25. 06. 2016

В нашем разговоре вы упомянули о своем знакомстве с Еленой Фирсовой, финансовым директором «Интеркурса», и предложили помочь организовать встречу с ней.

Если ваше предложение еще в силе, я могу приехать на следующей неделе (6-10 июня) в удобное для нее время.

• Письмо-просьба о контакте

Я пишу вам о нашей договоренности напомнить вам номер телефона Елены Фирсовой, финансового директора компании «Интеркурс».

• Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента

Как я могу вернуть деньги, которые я заплатил за вашу проклятую услугу? Я хочу потратить их на что-то другое, кроме порнографических систем. Пользуйтесь своим собственным гребаным сервисом. tutu. net.

Если я правильно понял, вы не удовлетворены нашим сервисом и хотите вернуть деньги. 2.

2. уточнить понимание получателем нашего запроса/жалобы/вопроса. Это особенно важно, если письмо получателя хаотично и сложно для понимания.

Как это сделать. Следуйте пункту 2.4. Если вы не собираетесь пользоваться нашими услугами в будущем, вы можете вернуть деньги.

Для этого отправьте мне официальное заявление (форма прилагается). После получения мы начнем процесс возврата. Обычно это занимает не более трех дней.

Если вам нужны дополнительные разъяснения по поводу моего ответа, пожалуйста, свяжитесь со мной письменно или по телефону. Я обязательно отвечу вам.

Андрей, мне так же некомфортно в этой ситуации, как и вам. В этом случае, я думаю, проиграете и вы, и мы: мы потеряем клиента, а вы потеряете возможность пользоваться нашим сервисом (уверяю вас, что сервис очень удобный и эффективный!). Если вы можете найти время, чтобы разобраться в ситуации, пожалуйста, напишите мне о том, что произошло, и попросите вернуть деньги.

Мы выясним причины и поможем вам пользоваться нашими услугами максимально комфортно и эффективно.

5. используйте постскриптум, чтобы выразить свое отношение к неправильному использованию орфографии получателем.

Клише для выражения просьбы не использовать оскорбительные выражения в переписке: — Старайтесь не использовать неуместные выражения. Это не способствует конструктивному решению вопроса. -Примите во внимание, что мы можем не отвечать на сообщения, содержащие вульгарные или непристойные выражения в адрес компании или ее сотрудников.

• Письмо-отказ

Тема: просьба о снижении расходов на рекламу. Дата: 20. 12. 2015 От: Роман Петренко Кому: Андрей Иванов

Мы поставляем промышленное оборудование и запасные части для пищевой промышленности и с 2010 года являемся нашим постоянным клиентом.

В связи со сложными условиями на сегодняшнем рынке, которые привели к снижению расходов на рекламу, мы просим предоставить 15% скидку на наружную рекламу.

Образцы деловых писем

Образец письма-предположения:.

Благодарственное письмо — это профессиональное письмо, содержащее слова благодарности по нескольким поводам. профессиональная работа, качественное обслуживание и т.д. Благодарственное письмо может быть адресовано организации или конкретному человеку.

Это может быть ответное письмо на инициативное письмо: письмо-поздравление, приглашение или письмо о собственной инициативе.

Что такое деловое письмо?

Это письменное обращение к потенциальному или реальному деловому партнеру или официальному органу власти. Его цель — побудить получателя к действию (купить товар, выполнить условие, дать объяснение, сообщить новый адрес, отправить документ).

С появлением электронной почты вся профессиональная почта была разделена на группы.

Для придания юридической силы необходимо наличие ряда обязательных условий

Электронные в бумажном виде.

Созданы в формате office morph (doc, docx, rtf, pdf) и содержат требуемые Прилагается в качестве приложения.

Непосредственно в виде электронного сообщения.

Важно знать, как правильно написать профессиональное письмо. Вероятность и скорость ожидаемого действия со стороны получателя зависит от того, насколько хорошо оно сделано. Стиль и содержание переписки определяют успех сотрудничества с партнерами и официальными органами.

Профессиональные письма не следует путать с неформальной перепиской между коллегами и партнерами. Разница между ними заключается в позиции участвующих сторон: позиции сторон.

Профессиональное письмо — это организационное или профессиональное обращение. Его стиль и форма указывают на его дальнейшее использование в качестве документа. Когда возникают разногласия или сотрудничество, выявляется информация (например, события, даты, условия).

Неформальные разговоры не «держатся», даже если они ведутся в Интернете. По этой причине многие эксперты рекомендуют (а некоторые организационные менеджеры полностью требуют), чтобы все соглашения, заключенные в форме деловой переписки, регистрировались, даже если спор не предвидится.

Формат и стиль деловых писем должны побуждать получателей «двигаться дальше». информацию, переслать ее и выполнить условия контракта.

Мгновенное общение в стиле мессенджера между «Марией-дизайнером» и «Леной-заказчиком» «Хорошо, я делаю это» — ни к чему не обязывающий язык. Электронное письмо: «Я получил ваше ТЗ. Срок исполнения — 14 декабря.

Подрядчик — дизайнер Космакова Мария» — это достойно упоминания! Доверие к деловым партнерам, дух сотрудничества и высокая вероятность того, что будет предложен второй вариант.

Коммуникативные навыки, включая письменную речь, настолько важны, что специальные курсы по этой теме предлагаются в режиме онлайн. Например, Нетологический университет обучает ведению переговоров, включая правила делового письма, общение по телефону, личное общение и управление эмоциями. Этот курс предоставляется за счет работодателя, и его посещают около 40% студентов.

Если вы работаете с иностранными клиентами, вас может заинтересовать курс «Деловая переписка на английском языке». Управляется университетом Skillbox. Требуется знание английского языка на уровне intermediate (B2) или выше.

Как правильно писать и оформлять деловые письма?

Общие правила, которым следует придерживаться:.

1. Аннотация (минимум прилагательных, вводных слов, аргументов).
2. Отдельный абзац для каждой мысли. Например, первый пункт — это ссылка на нарушение договора, второй — требование, а третий — описание результата.
3. Желателен слегка «бюрократический» тон «третьей стороны»: «Подумайте об этом…». , «Эксперты дают советы…» Коммерческие предложения и приглашения, такие как: «Я буду рад помочь вам…», могут носить более неформальный характер из-за использования маркетинговых инструментов. Однако такие варианты, как «Привет, меня зовут Мария, я…». и другие вариации считаются плохим поведением.
4. Определенное толкование: предпочтительнее писать «с 10 до 18 ежедневно», а не «в рабочее время».
5. Ссылки на документы и установки должны быть конкретными: контракт № 24. 12. 5 от 2000 года, письмо от 19. 08. 2021 года, договоренности, достигнутые на встрече 19 сентября.
6. Орфографические и пунктуационные ошибки наносят ущерб имиджу бизнеса.

Эмоциональные комментарии не допускаются. Даже государственным служащим (которые обязаны отвечать на все письма, независимо от их обоснованности) разрешается игнорировать оскорбительные сообщения.

Специфика официальных писем:.

• Элементы организации должны быть включены. Обычно существует официальный бланк письма с «шапкой», названием, НДС, ОГРН или ОГРИП, адресом, элементами и, возможно, логотипом или эмблемой.
• В правом верхнем углу должен быть указан получатель: имя и должность (или хотя бы подразделение) органа. По возможности, имя должно быть указано полностью. Запросы, опросы, претензии и тендеры должны быть адресованы строго первому лицу в компании.
• В электронных письмах (прямо в поле мессенджера) личные приветствия считаются отличным стилем профессионального общения. Поскольку формальные обращения («господин», «товарищ») в России больше не используются, принято использовать приветствия по имени-отчеству: «Здравствуйте, Святослав Федорович». Использование уменьшительных имен и отчеств зависит от того, как получатель подписывает свое письмо, как его представляют или от его официальной информации на сайте компании.

В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма: заявление, требование, гарантийное письмо, приглашение и т.д. В некоторых случаях (обновления, запросы, подтверждения) это можно сделать без заголовка. В электронных письмах поле темы служит в качестве заголовка.

Отправка электронного письма в структуре делового сообщения: с чего начать и чем закончить?

• В большинстве случаев профессиональное письмо начинается с описания ситуации («Пропал документ…». , «Запрос, который мы получили…» , «Спасибо…» , «Мы доставили…» , «Экспертиза и аккредитация…»). .
• Затем следует написать стимулы к действию. Обычно это выражается по типу ‘пожалуйста / пожалуйста’. Это традиционно. Однако в современных коммуникациях его можно заменить более подходящим глаголом.

Целесообразно заканчивать письмо словами «мост», чтобы предупредить о необходимости дальнейшего общения или дальнейших действий.

• Будьте готовы предоставить информацию и
• Также позже.

Мы оставляем за собой право предпринять против вас юридические действия.

Если к письму прилагаются приложения, необходимо указать их в тексте и перечислить документы. Официальная переписка называется приложением с номерами и именами.

Официальное письмо подписывается с правой стороны под текстом содержания под названием организации и озаглавливается («собственность», если или услуги предоставляются в форме фриланса или самозанятости — «профессионал», «эксперт». … «).

Официальное письмо организации или индивидуального предпринимателя должно отвечать за фактическую подпись или телевизор. Информационные письма не нужно запечатывать, но другие — нужно.

Профессиональные онлайн-письма должны быть подписаны полным именем (фамилия необязательна). Не инициалы.

Правила профессиональной почты подразумевают, что под подписью отправитель должен сообщить все возможные контакты, телефоны, адреса мессенджеров и электронной почты.

Где учиться писать письма?

Если этот навык требуется на серьезном уровне, можно пройти специальные курсы. Они обучают ведению деловых переговоров, включая письменное общение. Примерами таких программ являются.

Онлайн-классы в Нетологическом университете. Они учат, как вести переговоры от первой встречи до окончания контракта. Включает профессиональные навыки работы с электронной почтой. Курсы могут проводиться за счет работодателя.

Уроки Skillbox. Студенты узнают о том, как общаться с иностранными клиентами. Научитесь назначать встречи, объяснять проекты и задачи, представлять услуги и продукты компании и обсуждать финансовые вопросы. Требуется уровень Intermediate (B2) или выше.

Правила деловой переписки

Деловые письма могут быть адресованы организациям и различным инстанциям, не только частным лицам, но и сотрудникам компаний. Важен «характер» подписи: индивидуальный предприниматель, самозанятый, самовыдвиженец, гражданин, действующий от своего имени, и т.д.

• Письма или предложения, адресованные от первого лица, от имени организации, подписываются руководителем компании.
• Если кто-то другой составляет и редактирует документ, этот человек указывается в качестве исполнителя в левом нижнем углу.

Сотрудники организации могут отправить письмо вместо него, если адреса нет в оферте, но тогда подписывают его в своем качестве.

Согласно Правилам делового поведения, письма должны быть возвращены в течение трех рабочих дней. На коммерческие предложения, приглашения и уведомления не нужно отвечать. Государственные учреждения могут устанавливать другие сроки для ответа на полученную корреспонденцию.

Претензии, жалобы, отказы и просьбы будут сопровождаться извинениями. Даже если компания не видит ошибки, это необходимо для сохранения репутации и возможности дальнейшего сотрудничества.

Что собой представляет

Профессиональные письма являются основным методом общения и консультаций с сотрудниками, партнерами или контрагентами. Предприниматели и самозанятые люди регулярно используют этот вид связи в профессиональных целях.

Например, как часть контракта, в качестве уведомления, обмена информацией, приглашения, запроса и т.д. Он может касаться одного или нескольких вопросов, когда официальные письма составляются и соединяются между собой в соответствии с определенным форматом.

Деловая переписка обычно подразделяется на группы: печатная, электронная и печатная в электронной форме.

• В печатных буквах используется определенный тип, задаваемый корпусом. Письма на бумаге имеют классический заголовок, в котором указывается имя, должность и иногда дается информация об адресате и его контактные данные. Если текст должен быть набран, необходимо ввести поля. Правильно — от 1,5 см и более, слева — от 3 см (с учетом последующего архивирования). Начертание — новое римское 12 или 14 размера Times.
• Для писем по электронной почте характерен менее формальный подход. Если профессиональные письма обычно подписываются отправителем на бумаге, то в профессиональном электронном письме достаточно указать личные данные (имя и фамилию) и заголовок в конце. Также отсутствует стандартный заголовок с именем, адресом и названием. В современном мире эта форма электронной почты оказалась более функциональной и быстрой. Он также облегчает отправку нужного количества дополнительных файлов и имеет равную юридическую силу с соответствующим бланком.
• Третий вид деловой переписки — это бумажные документы в электронном виде. Для таких писем не требуется корпоративный бланк. Они также менее требовательны к формальностям.

Информационное

Эти профессиональные письма предназначены для информирования получателя о предстоящих событиях. Например, запланированные скидки и акции, даты распродаж, оттенки доставки товаров и т.д. Информационные документы, с другой стороны, могут использовать два подтипа.

• Уведомление. Пишется при значительных изменениях в работе организации. Изменились условия доставки продукции, банковские реквизиты или ценовая политика. Оповещения используются для массовой рассылки электронных писем страхователям.
• Напоминание. Такие письма используются для информирования получателей о наступлении определенного момента. Это дата оплаты поставок, окончание срока действия договора или завершение действия специального предложения.

Гарантийное письмо

Этот вид делового письма содержит требование, но также и обязательную гарантию выполнения обязательства. Гарантийные письма могут включать фразы ‘пожалуйста’, ‘пожалуйста’, ‘…’. Я гарантирую оплату к …», часто содержащий слова «Я гарантирую оплату к …».

С коммерческим предложением

В таких письмах обычно одна организация предлагает партнерство другой. Они создаются для расширения клиентской базы и поиска новых партнеров, готовых работать с компанией.

Оферта

Это деловое письмо, объясняющее основные нюансы предложения услуги или поставки товара. В документе указывается название, стоимость, время и место проведения. Согласно правилам деловой переписки, без этой информации корреспонденция классифицируется как коммерческая.

Требование

Он составляется на случай невыполнения получателем своих обязательств. Например, образование несоблюдения сроков, задержек в оплате. В основной части заявления описывается суть проблемы и предлагается поселение за поселением.

Презентация

Это особый вид делового письма, который составляется с использованием различных современных технологий. В конечном счете, цель этих деловых писем — представить компанию и предлагаемые ею продукты или услуги.

Сопроводительное

В этих письмах соискатель указывает, почему именно он/она подходит на данную вакансию. Они выражают готовность к сотрудничеству и прилагают свое резюме. Другим примером сопроводительного письма является список вложений, предоставляемый при отправке пакета документов.

Подтверждение

Подтверждающее письмо является доказательством. Например, этот юридический документ служит подтверждением оплаты. Это не является обязательным, но считается правилом хорошего поведения.

Обратная связь

Написание деловых писем для обратной связи в первую очередь отвечает интересам компании. Его можно использовать для опроса определенной группы получателей о предоставляемом продукте или услуге.

Просьба

Формулировка таких документов — «пожалуйста» или «просьба». Обычно это начало письма с просьбой о доставке товаров, бухгалтерских документов, каталогов продукции и т.д.

Документ для фиксации важной информации

Еще один вид официальной переписки между партнерами. В таких письмах акцент делается на важных деталях. Например, изменились условия договора. Это гарантирует, что ключевые моменты не будут упущены.

Отзыв

Это сообщение, содержащее объективную оценку деятельности организации или ее сотрудников. Цель этого сообщения — предоставить письменное подтверждение квалификации или производительности работника непосредственно компании. Она может быть написана в любом формате.

Приглашение

Написание делового письма в форме приглашения — отличный способ напомнить коллегам и клиентам о себе. Наиболее распространенными являются приглашения на мастер-классы, выставки, конференции и семинары.

Как правильно написать деловое письмо

В профессиональной переписке категорически недопустимы орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки. В противном случае ненадежным становится не только отправленное письмо, но и сама отправляющая компания. Поэтому необходимо уделять внимание правописанию и соблюдать правила.

Не будьте подозрительны — получатель придает большое значение тому, насколько точно и лаконично написано сообщение в письме.

Обратите внимание, что деловая переписка не должна вестись исключительно на кириллице. Несмотря на то, что отправитель не является носителем английского языка, его/ее способность читать и писать письма на английском языке не должна ставиться под сомнение. Письмо должно быть коротким, четким и представлять информацию в определенном стиле.

Существует несколько правил, которым необходимо следовать, начиная писать письмо.

• Сначала определитесь с типом сообщения и придерживайтесь необходимой темы (например, предложение, уведомление, заверение).
• Используйте в письме только правильную информацию. Ложную информацию могут распространять мошенники или люди, не заинтересованные во взаимовыгодном сотрудничестве.
• Избегайте использования в письмах сложных слов, многочисленных сокращений и специальных терминов.
• Избегайте грубых выражений в письменной речи. А также чрезмерное проявление привязанности. Не используйте эмоциональное содержание в официальной переписке.
• Не перескакивайте с темы на тему.
• Убедитесь, что вся важная информация включена. Включите: контактные данные, адрес, банковские реквизиты.
• Забудьте о крошечных словах, сленге, жаргонных выражениях, смайликах и эмодзи. Им не место в деловой переписке.
• Кроме того, всегда вычитывайте окончательный вариант на предмет ошибок, опечаток и неточностей.
• Сообщения электронной почты могут сопровождаться дополнительными файлами. Они аккуратно оформлены на бумаге. Они необходимы для того, чтобы дать получателю лучшее представление о предмете и подтвердить серьезность письма.
• Обращайтесь к получателю, используя только имя или «Вы».

Приведенные выше правила относятся ко всем документам. Не имеет значения, кто пишет послание. Оно должно быть разборчивым, полным и максимально точно передавать суть вопроса — сотрудника крупной компании, индивидуального предпринимателя или фрилансера.

Образец письма-просьбы

Email документ