Татьяна Ирметова, эксперт по трудовому праву. Фото Юлии Бородиной.
Решение принято: вашему бизнесу нужны сотрудники, и вы станете первым работодателем. Вы пишете вакансию и размещаете ее на hh.ru или ищете подходящих кандидатов в своей базе резюме. Теперь пришло время узнать больше о процессе найма.
Конечно, дела сотрудников можно поручить внешним подрядчикам (и бухгалтерам), которые несут ответственность за соблюдение всех процедур. Это означает, что вы должны хотя бы в общих чертах знать, как он должен выглядеть. Кроме того, вам необходимо узнать у своих сотрудников, какие документы им нужны для регистрации.
Позаботьтесь о рабочем месте и охране труда
Рассмотрите, где находится рабочее место сотрудника и что ему необходимо для работы, оборудование, специальные инструменты, специальная экипировка, специальное программное обеспечение, офисные принадлежности и т.д. Вы несете ответственность за то, чтобы все необходимое было на месте.
Необходимо уделять внимание безопасности и условиям труда на рабочем месте (Трудовой кодекс, раздел 212). Обратитесь к отраслевым руководствам по охране труда и технике безопасности на рабочем месте. Возможно, вы что-то слышали об обязательной оценке условий труда — да, она требуется, но не сразу, а в течение года с момента приема на работу первого сотрудника (п.
1 ч. 1 2 ст. 17, ч.
1 ст. 426-ФЗ от 28 декабря 2013 года «О специальной оценке условий труда»).
Как работодатель, вы обязаны пройти специальное обучение и инструктаж по технике безопасности (статья 225 Трудового кодекса). Это можно сделать в авторизованном учебном центре по вашему выбору.
Обучение должно быть завершено в течение одного месяца после приема на работу первого сотрудника. Однако, сделав это заранее, легче организовать все необходимое для обеспечения безопасности работы. И вы имеете право обучать своих собственных сотрудников по охране труда и технике безопасности. Подробнее об этом ниже.
Если вы поручили ведение бухгалтерского учета и составление отчетности внешнему партнеру, сообщите ему, что у вас есть сотрудники. Это означает дополнительный бухгалтерский надзор, отдельный подоходный налог и обязательные страховые взносы. Если вы сами ведете бухгалтерский учет, проведите исследование.
Что узнать у будущего сотрудника еще до выхода на работу
Спросите выбранного вами кандидата:.
1. есть ли у них трудовая книжка?
Если кандидат впервые нанимает сотрудника или, по крайней мере, впервые оформляет это официально, вы должны предоставить ему рабочую тетрадь. Если он потеряет или серьезно повредит свою тетрадь, вы должны выдать ему новую.
Есть ли у вас медицинская книжка?
Она необходима, например, для продавцов магазинов, работников общественного питания и тех, кто работает с детьми или оказывает персональные услуги (ст. 69 Трудового кодекса РФ, ст. 213 ФЗ 36 «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).
Поэтому сотрудников следует предупредить о необходимости прохождения обязательных медицинских осмотров и написания медицинских справок. По закону работодатель обязан предоставить условия проведения медицинского осмотра и оплатить его. Другими словами, вы должны заботиться о нем (ст.
34 Трудового кодекса РФ, ст. 213 Федерального закона «О санитарно-эпидемиологическом благополучии», ст. 34 Федерального закона «О санитарно-эпидемиологическом благополучии», ст.
34 Федерального закона «О народонаселении»).
3. не был ли он государственным служащим в течение последних двух лет?
Если вы сможете посмотреть его трудовую книжку, то узнаете об этом. Если нет, вам следует спросить. Если вы нанимаете бывшего государственного служащего, вам следует обновить информацию о последнем месте его работы.
Однако существуют определенные категории государственных служащих, которые должны сначала получить одобрение Комитета ответственных лиц (статья 64.1 Трудового кодекса РФ), чтобы занять следующую должность. В таких случаях эта документация необходима для подачи заявления о приеме работника на работу. То же самое относится и к бывшим муниципальным служащим.
Нанимайте бывшего государственного служащего в нарушение этих правил, и вам грозят серьезные штрафы. На индивидуальных предпринимателей может быть наложен штраф в размере от 20 000 до 50 000 рублей, а на юридических лиц — от 100 000 до 500 000 рублей (штраф као рф. ст. 19. 29).
4. является ли работник инвалидом?
Если да, попросите его иметь при себе справку об инвалидности и индивидуальную программу реабилитации (ИПР) и подайте заявление о приеме на работу. На основе этой программы должен быть составлен трудовой договор. Например, инвалиды I и II групп получают меньшее количество рабочих часов с полной оплатой, и им должно быть предоставлено 30 календарных дней во всех инвалидных группах.
Предоставьте потенциальному работнику список документов, которые необходимо предоставить вам в день выхода на работу (статья 65 Трудового кодекса). Вот:.
Запрашивать другие документы, не входящие в этот список, запрещено законом. Однако в некоторых случаях сотрудники могут предоставить дополнительные документы. Например, лицо, желающее получить налоговый вычет на детей при исчислении подоходного налога с физических лиц с их заработной платы, должно предъявить свидетельство о рождении.
Есть только трудовая книжка, медицинские бланки и справки (если они обязательны), копия пи-сьма инвалида и, если работник инвалид, копия согласия специальной комиссии (если этот документ обязателен, бывшим госслужащим.
Остальное — паспортные данные, сунил, документы об обучении, воинский учет — должно быть занесено в личную карточку (эту). Однако вы не хотите сохранять копии этих документов. С точки зрения обработки персональных данных, это считается «избыточной информацией».
Оформление трудового договора
По закону вы не обязаны подписывать трудовой договор в первый день работы нового сотрудника. Главное — сделать это в течение трех рабочих дней после получения разрешения на работу (статья 67 Трудового кодекса РФ).
Однако рекомендуется сразу же подготовить договор. Это позволяет вам
- Заключить срочный трудовой договор, если на то есть причина (специфический характер работы, или если речь идет о небольшом предпринимательском хозяйстве с несколькими работниками — подробнее об этом в конце статьи); и
- Определите период тестирования.
Оба варианта могут быть оговорены сначала — до допуска работника к работе (ч. 3 ст. 58, ст. 70 Трудового кодекса РФ). В противном случае трудовой договор считается расторгнутым на неопределенный срок, без испытательного срока.
Ознакомьте сотрудников с местными нормативными актами. В частности, правила внутреннего трудового распорядка, положения о вознаграждении и другие, имеющие отношение к его работе. По закону это должно быть сделано до подписания трудового договора (Трудовой кодекс, статья 68).
Если компания имеет статус очень малого предприятия и отсутствуют местные правила, достаточно трудового договора.
Еще один совет. Работодатели обычно просят нового сотрудника написать заявление в свободной форме о том, что он не был государственным служащим в течение последних двух лет. Это не обязательно, но является полезной практикой.
Если сотрудник забудет сказать вам, что он работает в государственной администрации и потерял свою книгу, например, книгу, которую вы можете увидеть, ваш запрос напомнит ему об этом факте. В любом случае, если впоследствии будет доказано, что работник действительно проходил государственную службу, а вы, не зная об этом, не сообщили своему предыдущему работодателю о своей предыдущей военной службе, этот документ будет в вашу пользу.
Где можно найти образцы трудовых договоров? Для особо малых и средних предприятий типовая форма трудового договора утверждена постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 г.858 (ред. от 19. 04. 2021). Эта форма также может быть использована в качестве основы для более старых работодателей, чтобы адаптировать ее к своим особенностям.
Достаточно ли заявления и приказа? Нет, это не так. Заявление работника «Прошу принять меня на должность …». . — Он не является необходимым документом, но на практике почти всегда используется. В любом случае, вам понадобится соглашение с двойной подписью, копия для работника и копия для вас.
Согласие на обработку персональных данных. Этот документ требуется только в том случае, если данные о сотруднике будут передаваться третьим лицам (налоговые органы, ПФР и ФСС не рассчитываются!). Например, если вам нужно поручить расчет и отправку заработной платы бухгалтеру, а оплату производить через банк, или если вам нужно поручить работу отдела кадров подрядчику.
Полная ответственность Контракт. Это необходимо, когда сотрудники работают сразу с деньгами, товарами или другим имуществом (Трудовой кодекс, статья 244). Например, такие договоры заключаются с кассиром, продавцом и всеми лицами, принимающими и передающими платежи.
Перечень этих должностей и задач был утвержден постановлением Министерства труда и социального развития от 31 декабря 2002 года.85. Также приведены некоторые примеры форм контрактов.
Весь процесс внутри системы обобщен.
Что еще нужно сделать
Планируйте новые заказы на трудоустройство. Ознакомьте с ним работника под роспись в течение трех дней после фактического начала работы. Даже если у вас очень маленький бизнес, заказ должен быть.
Использование формы № Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата № 1 от 05. 01. 2004 г. В целом, вы можете использовать данный образец приказа для создания практически любой кадровой процедуры.
Вводный инструктаж по охране труда и технике безопасности. И это обязательно — до того, как сотрудник начнет работать. Записи должны вноситься в специальный дневник обучения, который должен быть переплетен и пронумерован (статья 212 Трудового кодекса РФ). Отсутствие такого файла означает, что обновления не производились.
Формат календаря вводного инструктажа указан в ГОСТ 12. 0. 004-2015. Его можно приобрести в магазинах канцелярских товаров.
Вы можете провести вводный курс самостоятельно, но только при наличии сертификата из аккредитованного центра, где вы прошли обучение и проверку знаний по охране труда в качестве руководителя. Предприниматели получают эту подготовку в форме дальнейшего обучения в профессиональном учебном заведении.
Получите справочник для сотрудников. Этот документ является обязательным для всех, в том числе и для очень малых предприятий. Форму также можно найти в Постановлении № 1 Национальной статистической комиссии от 5 января 2004 г.
Карточки Т-2 выдаются только в бумажном виде и содержат информацию о работнике (паспортные данные, данные об образовании, адрес и т.д.). Работник должен знать раздел 2 билета под роспись.
Сделайте запись в рабочей книге. Если у работника его нет, создайте запись о приеме на работу в трудовой книжке. Это должно быть сделано на шестой рабочий день (статья 66 Трудового кодекса РФ).
Исключение составляют работники, занятые неполный рабочий день. Их трудовые книжки хранятся по основному месту работы работодателя. Если в трудовой книжке нет места для записи, запись должна быть сделана.
Процедура регистрации изложена в директиве, утвержденной постановлением Министерства труда от 10 октября 2003 года № 69.
Также необходимо завести журнал учета трудовых книжек работников, в котором должны быть сделаны записи, касающиеся трудовой книжки работника. Регистрация также происходит в разделе 3 личной карточки Т-2, о чем работник должен поставить свою подпись.
В противном случае после увольнения он может заявить, что вы хранили его трудовую книжку и не вернули ее ему при увольнении. Если у вас нет необходимых записей и книги переноса трудовых книжек с подписью работника на Т-2, вы не сможете доказать обратное. В таких случаях не может быть наложен только административный штраф.
Бывший работник может потребовать невыплаченную заработную плату за период с даты увольнения до даты выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).
Куда сообщить о работнике
на предыдущем месте работы (в случае бывших военнослужащих). Это должно быть сделано в течение 10 дней после заключения с ним трудового договора. Порядок уведомления утвержден Постановлением Правительства РФ № 29 от 21. 01. 2015 года.
В военном сообществе. Относится только к призыву лиц, подлежащих воинскому учету. Уведомление должно быть произведено в течение двух недель с момента приема работника на работу (Положение о воинском учете № 32, утвержденное постановлением Правительства РФ № 719 от 27 ноября 2006 года).
Штраф за нарушение этой обязанности составляет от 1 000 до 3 000 рублей (статья 21.1 Закона РФ «Об административных правонарушениях»).
Подайте форму СЗВВ-М в Пенсионный фонд. Вы должны сделать это до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором вы наняли это лицо. И делать это нужно каждый месяц (статья 11 Федерального закона от 01. 04. 1996 № 27-ФЗ «Учет в системе (персонифицированного) обязательного пенсионного страхования»).
Подписаться на ФСС (только для индивидуальных предпринимателей). Вы должны зарегистрироваться в Фонде социального страхования в течение 30 дней после прекращения трудового договора (ст. 8 Порядка, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты от 29.
04. 16 № 202н). Если вы являетесь владельцем юридического лица, то такого обязательства нет.
Во время налоговой проверки вы будете платить страховые взносы за своих сотрудников (как пенсионные, так и обязательного социального страхования) и подоходный налог с их заработной платы, куда вы также будете сдавать специальный отчет.
На первый взгляд это кажется большой работой, но это просто дело привычки. Со следующими сотрудниками это становится проще!