Как писать докладную

Как уже упоминалось ранее, меморандум составляется при обнаружении нарушения правил поведения одним из сотрудников компании. Это может относиться к внутреннему трудовому распорядку работодателя, положениям об охране труда и технике безопасности или другим местным нормативным актам. Процесс выдачи разрешений на нарушения рассматривается в отдельном документе (Закон о трудовой дисциплине).

Команда, изданная руководителем, должна иметь причину и обоснование: первое относится к документу, ссылке на закон, второе — к объяснению фактических причин решения. Основанием служит выставочный меморандум вместе с отчетом, написанным по всем правилам.

Кто пишет официальную бумагу

Автором записки является тот же человек, который обнаружил нарушение и написал записку. Теоретически, это может быть сотрудник компании, который вовремя проявляет бдительность. В любом случае, сотрудник должен обладать навыками работы с документом, чтобы избежать серьезных ошибок при составлении меморандума.

Отличие от иных видов записок

Меморандумы часто путают с служебными записками и объяснительными записками. Эти два понятия следует четко различать по следующим причинам.

• Во-первых, легенда всегда вертикальна. В этом заключается разница между меморандумом и пояснительной запиской.
• Во-вторых, меморандум составляется исключительно на основании нарушения трудового законодательства, и
• В-третьих, меморандум может быть составлен любым сотрудником компании, в то время как пояснительная записка может быть составлена только нарушителем.
• В-четвертых, в отличие от пояснительных записок, меморандумы не являются существенным элементом внутреннего документооборота. Как правило, работодатель не имеет права налагать дисциплинарные взыскания на подчиненных без получения от них объяснений.

Форма документа

Поскольку меморандумы не являются одним из основных документов, регулирующих трудовые правоотношения, государственные органы не предъявляют требований к их форме и содержанию, за исключением общих случаев. Меморандумы о взаимопонимании всегда пишутся в свободной форме. В отношении общих требований действуют следующие положения

• Стиль делового языка
• название справки (дата, место),…
• составитель и адресат документа
• Подпись автора меморандума, и
• расшифровка подписи.

Официальные документы могут быть составлены одним из двух обычных способов: написаны от руки синими или черными чернилами или набраны с помощью компьютера. Обе версии имеют одинаковую окончательную юридическую силу, если они подписаны автором. Документ обычно создается на чистом листе бумаги формата A4 или A5.

Обратите внимание, что в обоих случаях меморандум должен быть подписан непосредственно работником и поэтому должен быть распечатан на принтере, даже в компьютерном варианте.

Объясняем, как правильно написать записку

Структура служебной записки состоит из трех компонентов: реквизиты, тема и собственноручная подпись сотрудника. Каждому из них следует уделить пристальное внимание.

Первое, что нужно сделать, это решить детали. В правом верхнем углу документа отметьте, кто и кому должен представить служебную записку. Сократите и напишите имя менеджера и его должность в компании согласно штатному расписанию.

Чуть ниже показаны те же данные, но уже для заявителя. Следующим шагом является визуализация собственного номера документа, даты, месяца, года), а также места его создания (город).

Основная часть документа должна начинаться с: краткого описания происшествия. Затем он предлагает директору принять меры в отношении нарушителя и приступить к подписанию. После того как все вышеперечисленные пункты зафиксированы на бумаге, меморандум подписывается автором.

К меморандуму также должны быть приложены копии соответствующих сертификатов.

Образец.

Обратите внимание, что в 10.30 утра 09.09.2024 г. (через два с половиной часа после начала рабочего дня) самый молодой адвокат Н.Д. Ватов был обнаружен спящим на рабочем месте и в состоянии алкогольного опьянения; Ватов отказался объяснить свое поведение и подписать протокол. Работник был сопровожден в помещение.

Ватов Н. Д. Налагает дисциплинарное взыскание в виде увольнения за наличие работы в течение трех рабочих дней.

Особенности докладной записки

Меморандум — это служебная записка, адресованная руководителю организации и содержащая информацию о событиях, мероприятиях в связи с принятием решений и т.д. (Словарь видов и разновидностей современных управленческих документов, Росархив, Вниидад. 2014¡)

Важно! Форма меморандума о взаимопонимании всегда предполагает конкретное решение государства, о котором идет речь. В отличие от меморандумов о взаимопонимании, меморандумы для сотрудников всегда предусматривают вертикальную коммуникацию. Например, от сотрудника к руководителю.

Иерархия может быть нарушена только в том случае, если меморандум, направленный руководителю, содержит жалобу сотрудника на руководителя.

Обратите внимание! Служебные записки являются важными документами для внутренней коммуникации организации и должны быть зарегистрированы в день подачи документа. Это требование отражено в документе Росархива от 31 декабря 2003 года «Рекомендации по хранению документов в организации».

В тех случаях, когда трудовой договор заключается в связи с дисциплинарными нарушениями, меморандум о нарушении дисциплины является одним из обязательных документов в данной процедуре. Если работник подаст в суд на работодателя после такого увольнения, меморандум о взаимопонимании станет весомым аргументом в пользу работодателя.

Вы можете прочитать о процессе увольнения в нашей статье Школа не присутствует.

Виды докладных записок

Получателем меморандума всегда является старший офицер. Обычно это руководитель отдела или менеджер организации. Однако служебные записки могут быть подготовлены и руководителями компании для вышестоящего органа (от филиала до штаб-квартиры).

В зависимости от получателя, документ может быть внешним или внутренним.

В зависимости от содержания, существует три типа памяток

• Инициатива. Автор вносит конкретные предложения, подкрепленные событиями и выводами.
• Выгодно. Отчет о процессе выполнения работы или промежуточных результатах .
• Отчет Отмечает завершение задания или административной команды.

В большинстве случаев на сотрудника пишется организационная справка, в которой сообщается о нарушении трудовой дисциплины. Причины этого включают опоздания, отсутствие, невыполнение обязанностей, появление на работе в нетрезвом состоянии или грубое поведение. Однако эта форма также используется для составления предложения о премировании сотрудника или запроса на оптимизацию рабочих процедур.

Сколько хранятся документы

Тип меморандума зависит от срока его хранения. Условия утверждены в приказе Росархива от 20 декабря 2019 года N 236. Обычно они составляют один, три или пять лет, за двумя исключениями

• Для отпускных и разъездных работников с вредными и опасными условиями труда справочные карточки должны храниться в течение 50/75 лет.
• Документы, составляющие основу приказов по персоналу (например, о приеме на работу, перемещении, увольнении, аттестации, отпуске по уходу за ребенком), также хранятся в течение 50/75 лет.

Инструкция по оформлению докладной записки

Не существует конкретной формы для составления документов, но важно учитывать общие рекомендации по их оформлению и содержанию.

Примечание: Только служебные записки о нарушении трудовой дисциплины имеют официальный статус в Общероссийском административном документе (ОКУД). Она зарегистрирована под единым кодом формы 0286041.

Для того чтобы документ имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии со всеми правилами, принятыми для официальных документов. На усмотрение автора, как в печатном, так и в рукописном виде.

Как написать меморандум:.

1. В заголовке (правый верхний угол) укажите имя и должность (руководителя) получателя и название организации. Ниже находится элемент автора: имя и должность.
2. В заголовке дается название и краткое описание документа. Сообщить (о событии, нарушении, достижении).
3. В основной части текста обязательно объясните ситуацию, подкрепляя описание конкретными событиями с указанием дат и имен участников.
4. Затем завершите блок, проанализировав проблему, попросив принять меры или предложив решение.
5. В левом нижнем углу в форме HHM должна быть указана дата назначения пенсии. На правой стороне подпишите рукопись подписью автора.

ВАЖНО: В компанию-капиталист необходимо написать внешний меморандум, содержащий необходимую информацию, сведения об исполнителе и контактный телефон.

Требования к содержанию документа

Меморандумы являются деловыми документами и должны быть написаны в соответствующем стиле.

• Текст написан от первого лица единственного числа.
• Рекомендуется начинать подзаголовок с намерения ‘About’, а текст — с фразы ‘I have your attention’.
• Текст должен соответствовать названию документа.
• После объяснения ситуации новый абзац должен начинаться с фразы «Я прошу» («Я предлагаю») и предлагать решение.
• Документ должен быть кратким и структурированным.
• Если автор добавил к записке сопроводительные документы, то после основного текста он пишет: «на странице NN одного экземпляра».
• Если отчет состоит из более чем одного листа, нумерация должна начинаться со второго листа.
• При описании ситуации важно писать сдержанно, не выражая субъективного мнения.

Завершающим этапом расследования отчета является резолюция руководителя, которая должна стать основой для принятия конкретных мер. Документ может проходить различные стадии утверждения, от начальника отдела до руководителя.

Новый полный курс по управлению персоналом включает подробные инструкции по составлению документов, включая внутреннюю переписку.

Как правильно написать докладную на работника или руководителя?

Текст меморандума обычно располагается следующим образом.

Сначала информация предоставляется получателю и автору документа. Название компании, местоположение, название, имя,…

название документа «меморандум» и точный характер предмета (например, нарушение трудовой дисциплины) объясняется, то

события инцидента, включая имена участников и дату, когда он произошел; и

альтернативные решения проблемы (например, работники, не соблюдающие трудовую дисциплину).

Список документов, которые должны быть приложены к служебной записке, если таковые имеются

Подпись и дата.

При написании документации рекомендуется соблюдать следующие правила

Лаконичность. Следует кратко описать ситуацию и кратко объяснить все важные события, не выражая субъективного взгляда на факты.

Данные. Описав инцидент и попросив о чем-то, желательно приложить доказательства, подтверждающие, что имело место правонарушение, что работа действительно была выполнена или что план был перевыполнен.

Неанонимность. Автор отчета должен быть идентифицирован.

Примеры написания