- 1. Составить служебную записку
- 2. Оформить приказ о направлении в командировку
- 3. Составить приказ и доверенность на передачу полномочий директора другому сотруднику
- 4. Забронировать жильё и купить билеты
- 5. Забронировать авто
- 6. Оформить визу
- 1. Собрать все отчётные документы
- 2. Заполнить авансовый отчёт
- 3. Отдать отчёт и чеки в бухгалтерию
- Порядок оформления служебной записки о командировании, оформление в СЭД
- Шаг 1: Подготовьте товарно-транспортную накладную (ТТН) в соответствии с утвержденной формой.
- Шаг 2: Подготовить служебную записку в СЭД
- Шаг 4: Подготовьте финансовый отчет и отчет о поездке (в течение 3 дней после поездки).
1. Составить служебную записку
Во-первых, необходимо составить меморандум о взаимопонимании относительно направления менеджера в командировку и перечисления ему аванса. Для этого вам необходимо оценить примерную сумму предстоящих расходов. Эта сумма должна включать возмещение расходов на авиабилеты, транспорт, проживание, суточные и развлечения (если это предусмотрено политикой компании).
Если билеты и гостиницы оплачиваются со счета компании, эти расходы не включаются в авансовый платеж.
Расходы на развлечения — это расходы на деловые ужины, встречи и услуги переводчика. Перед поездкой необходимо заполнить отдельный приказ о командировке для подтверждения необходимости и суммы расходов. Возмещение расходов на проживание должно быть включено в приказ о командировке и оплачено заранее.
Меморандум составляется от имени генерального директора и адресуется ему. Это означает, что он будет путешествовать по делам.
2. Оформить приказ о направлении в командировку
Приказ о командировке должен быть составлен по стандартной форме Т-9 или по форме, принятой в организации. Вид делегирования определяется внутренним регламентом компании по командировкам. Как и в случае с меморандумами о взаимопонимании, приказы издаются от имени Исполнительного директора и подписываются им.
Документ должен быть внесен в журнал регистрации заказов компании.
3. Составить приказ и доверенность на передачу полномочий директора другому сотруднику
Работа не прекращается, когда генеральный директор покидает компанию. Кто-то должен управлять процессом, персоналом и подписывать документы. Поэтому на время своего отсутствия генеральный директор выбирает уполномоченное лицо и оформляет доверенность на его имя.
Заместителем генерального директора может быть выбран любой сотрудник, но в большинстве случаев это заместитель директора, главный технический директор (CTO), соучредитель, главный бухгалтер, руководитель отдела или совета директоров.
Доверенность должна быть составлена в свободной форме и заверена печатью организации и подписью генерального директора.
Доверенность должна содержать:.
- имя сотрудника, временно исполняющего обязанности представителя компании; и
- список полномочий, предоставленных лицу, действующему в качестве доверенного лица; и
- дата подписания и срок действия доверенности.
Одновременно с доверенностью должен быть составлен приказ, делегирующий полномочия управляющего директора управляющему. Если лицо ранее не исполняло обязанности управляющего директора, необходимо составить дополнение к трудовому договору. Вам также необходимо получить письменное согласие работника на выполнение функций руководителя.
4. Забронировать жильё и купить билеты
Пожалуйста, обратите внимание, что расписание директора может измениться в кратчайшие сроки во время бронирования. Поэтому приобретайте билеты с возможностью обмена и возврата. Это позволит вам сэкономить деньги, если ваша поездка внезапно откладывается или отменяется.
Покупка на Туту позволяет бронировать билеты за несколько дней и приобретать их позже. Пользователи Туту Тревел могут пользоваться услугой бронирования бесплатно. Для проживания рекомендуется выбирать вариант с бесплатной политикой отмены бронирования.
Сервис Tutu Travel предлагает удобный способ оплаты авиа-, железнодорожных и автобусных билетов. Вы можете оплатить со своей банковской карты или с баланса компании на счет компании. Все отчеты можно загрузить в любое время. Этот сервис также полезен для бухгалтеров, которые могут скачивать отчеты о закупках и акты сверки непосредственно из 1С.
5. Забронировать авто
Для поездок в аэропорт и из аэропорта часто используют такси. Путешественники должны сохранять квитанции об оплате проезда, чтобы впоследствии получить компенсацию.
Автомобили иногда заказывают для деловых поездок, например, когда менеджеру необходимо посетить несколько филиалов компании в стране или просто часто путешествовать по городу. Важно сохранять всю документацию. Договоры аренды и чеки АЗС, которые должны быть представлены в бухгалтерию для целей учета.
6. Оформить визу
Каждое консульство имеет свои правила относительно выдачи виз. В некоторых случаях — уполномоченное лицо. Помощники могут подавать документы на получение визы от имени управляющего директора. Это означает, что доверенность должна быть составлена в соответствии с правилами консульства.
В связи с необходимостью сдачи отпечатков пальцев, директор должен подавать заявление на получение шенгенской визы лично. Исключение составляют случаи, когда биометрические данные уже были представлены в течение последних пяти лет. В этом случае документы могут быть отправлены от имени заявителя.
При оплате виз и других расходов необходимо сохранять квитанции. Стоимость визы включается в список командировочных расходов и оплачивается компанией.
1. Собрать все отчётные документы
К ним относятся документы, подтверждающие различные виды расходов.
- Проживание — договоры аренды квартир, счета-фактуры, кассовые чеки об оплате гостиниц, выписки с банковских карт
- Переводы — посадочные талоны авиакомпаний, свидетельства о регистрации такси или компаний по совместному использованию автомобилей, договоры аренды автомобилей. Смотрите детали бухгалтерских документов по совместному использованию автомобилей.
- Гостеприимные расходы — подтверждение профессиональных ужинов, договора аренды зала и т.д.
2. Заполнить авансовый отчёт
Отметьте потраченную сумму в отчете о расходах. На обратной стороне отчета напишите название документа: чек, доказательство и т.д.
3. Отдать отчёт и чеки в бухгалтерию
Сделайте это в течение трех рабочих дней после возвращения из поездки. Затем бухгалтерия произведет перерасчет. Если управляющий директор оплатил свои расходы из собственных средств, они должны быть возмещены.
Порядок оформления служебной записки о командировании, оформление в СЭД
Шаг 1: Подготовьте товарно-транспортную накладную (ТТН) в соответствии с утвержденной формой.
- Для деловых поездок по России BOM должен быть подготовлен не менее чем за 7 рабочих дней до начала командировки.
- Международные поездки можно совершать не позднее, чем за 10 рабочих дней до даты начала поездки.
Шаг 2: Подготовить служебную записку в СЭД
Выполните следующие шаги, чтобы запустить меморандум в EDMS.
Приложите соглашение о работе в отпуске, если это необходимо.
Шаг 3: Подпишите форму заявки на диспетчерское обслуживание, имеющуюся в комнате 415 (отдел кадров), получите подписанный меморандум о предварительной отчетности и отправьте его в бухгалтерию.
Шаг 4: Подготовьте финансовый отчет и отчет о поездке (в течение 3 дней после поездки).
NB.