Служебная записка на командировку

1. Составить служебную записку

Во-первых, необходимо составить меморандум о взаимопонимании относительно направления менеджера в командировку и перечисления ему аванса. Для этого вам необходимо оценить примерную сумму предстоящих расходов. Эта сумма должна включать возмещение расходов на авиабилеты, транспорт, проживание, суточные и развлечения (если это предусмотрено политикой компании).

Если билеты и гостиницы оплачиваются со счета компании, эти расходы не включаются в авансовый платеж.

Расходы на развлечения — это расходы на деловые ужины, встречи и услуги переводчика. Перед поездкой необходимо заполнить отдельный приказ о командировке для подтверждения необходимости и суммы расходов. Возмещение расходов на проживание должно быть включено в приказ о командировке и оплачено заранее.

Меморандум составляется от имени генерального директора и адресуется ему. Это означает, что он будет путешествовать по делам.

2. Оформить приказ о направлении в командировку

Приказ о командировке должен быть составлен по стандартной форме Т-9 или по форме, принятой в организации. Вид делегирования определяется внутренним регламентом компании по командировкам. Как и в случае с меморандумами о взаимопонимании, приказы издаются от имени Исполнительного директора и подписываются им.

Советуем ознакомиться:  Медицинские справки для работы с государственной тайной: Приказ 989Н

Документ должен быть внесен в журнал регистрации заказов компании.

3. Составить приказ и доверенность на передачу полномочий директора другому сотруднику

Работа не прекращается, когда генеральный директор покидает компанию. Кто-то должен управлять процессом, персоналом и подписывать документы. Поэтому на время своего отсутствия генеральный директор выбирает уполномоченное лицо и оформляет доверенность на его имя.

Заместителем генерального директора может быть выбран любой сотрудник, но в большинстве случаев это заместитель директора, главный технический директор (CTO), соучредитель, главный бухгалтер, руководитель отдела или совета директоров.

Доверенность должна быть составлена в свободной форме и заверена печатью организации и подписью генерального директора.

Доверенность должна содержать:.

  • имя сотрудника, временно исполняющего обязанности представителя компании; и
  • список полномочий, предоставленных лицу, действующему в качестве доверенного лица; и
  • дата подписания и срок действия доверенности.

Одновременно с доверенностью должен быть составлен приказ, делегирующий полномочия управляющего директора управляющему. Если лицо ранее не исполняло обязанности управляющего директора, необходимо составить дополнение к трудовому договору. Вам также необходимо получить письменное согласие работника на выполнение функций руководителя.

4. Забронировать жильё и купить билеты

Пожалуйста, обратите внимание, что расписание директора может измениться в кратчайшие сроки во время бронирования. Поэтому приобретайте билеты с возможностью обмена и возврата. Это позволит вам сэкономить деньги, если ваша поездка внезапно откладывается или отменяется.

Покупка на Туту позволяет бронировать билеты за несколько дней и приобретать их позже. Пользователи Туту Тревел могут пользоваться услугой бронирования бесплатно. Для проживания рекомендуется выбирать вариант с бесплатной политикой отмены бронирования.

Сервис Tutu Travel предлагает удобный способ оплаты авиа-, железнодорожных и автобусных билетов. Вы можете оплатить со своей банковской карты или с баланса компании на счет компании. Все отчеты можно загрузить в любое время. Этот сервис также полезен для бухгалтеров, которые могут скачивать отчеты о закупках и акты сверки непосредственно из 1С.

Советуем ознакомиться:  Сколько раз выдается материнский капитал

5. Забронировать авто

Для поездок в аэропорт и из аэропорта часто используют такси. Путешественники должны сохранять квитанции об оплате проезда, чтобы впоследствии получить компенсацию.

Автомобили иногда заказывают для деловых поездок, например, когда менеджеру необходимо посетить несколько филиалов компании в стране или просто часто путешествовать по городу. Важно сохранять всю документацию. Договоры аренды и чеки АЗС, которые должны быть представлены в бухгалтерию для целей учета.

6. Оформить визу

Каждое консульство имеет свои правила относительно выдачи виз. В некоторых случаях — уполномоченное лицо. Помощники могут подавать документы на получение визы от имени управляющего директора. Это означает, что доверенность должна быть составлена в соответствии с правилами консульства.

В связи с необходимостью сдачи отпечатков пальцев, директор должен подавать заявление на получение шенгенской визы лично. Исключение составляют случаи, когда биометрические данные уже были представлены в течение последних пяти лет. В этом случае документы могут быть отправлены от имени заявителя.

При оплате виз и других расходов необходимо сохранять квитанции. Стоимость визы включается в список командировочных расходов и оплачивается компанией.

1. Собрать все отчётные документы

К ним относятся документы, подтверждающие различные виды расходов.

  • Проживание — договоры аренды квартир, счета-фактуры, кассовые чеки об оплате гостиниц, выписки с банковских карт
  • Переводы — посадочные талоны авиакомпаний, свидетельства о регистрации такси или компаний по совместному использованию автомобилей, договоры аренды автомобилей. Смотрите детали бухгалтерских документов по совместному использованию автомобилей.
  • Гостеприимные расходы — подтверждение профессиональных ужинов, договора аренды зала и т.д.

2. Заполнить авансовый отчёт

Отметьте потраченную сумму в отчете о расходах. На обратной стороне отчета напишите название документа: чек, доказательство и т.д.

Советуем ознакомиться:  В какой суд подавать иск после отмены судебного приказа: Законность и варианты

3. Отдать отчёт и чеки в бухгалтерию

Сделайте это в течение трех рабочих дней после возвращения из поездки. Затем бухгалтерия произведет перерасчет. Если управляющий директор оплатил свои расходы из собственных средств, они должны быть возмещены.

Порядок оформления служебной записки о командировании, оформление в СЭД

Шаг 1: Подготовьте товарно-транспортную накладную (ТТН) в соответствии с утвержденной формой.

  • Для деловых поездок по России BOM должен быть подготовлен не менее чем за 7 рабочих дней до начала командировки.
  • Международные поездки можно совершать не позднее, чем за 10 рабочих дней до даты начала поездки.

Шаг 2: Подготовить служебную записку в СЭД

Выполните следующие шаги, чтобы запустить меморандум в EDMS.

Приложите соглашение о работе в отпуске, если это необходимо.

Шаг 3: Подпишите форму заявки на диспетчерское обслуживание, имеющуюся в комнате 415 (отдел кадров), получите подписанный меморандум о предварительной отчетности и отправьте его в бухгалтерию.

Шаг 4: Подготовьте финансовый отчет и отчет о поездке (в течение 3 дней после поездки).

NB.

  • К отчету прилагается отчет о поездках (его можно получить в отделе кадров).
  • Проездные документы должны быть представлены в течение 3 дней после поездки.
  • Отчет о предварительном выпуске облигаций и TTP должны быть представлены в офис казначея.
  • Авансовый отчет должен быть напечатан на одном оборотном листе.
  • Если поездка совпадает с ежегодным отпуском, в отдел кадров необходимо подать заявление об отсрочке отпуска.
  • Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Adblock
    detector