Электронная счет фактура

Электронный счет-фактура (ECF) — это XML-файл, передаваемый по телекоммуникационному каналу (TCS) через орган ЭДО и подписанный усиленной специальной электронной подписью (ACE) администратора или другого уполномоченного лица.

Набор полей в электронном документе идентичен его аналогу на бумаге. Основное различие между цифровым и печатным форматами заключается в дополнительной функции — печати электронной подписи (ЭП). Полные данные подписавшего лица — включая полное имя и должность, номер и срок действия усиленного сертификата ГС.

Нет необходимости печатать и хранить электронные счета-фактуры на бумаге. Они архивируются в информационной системе и могут быть направлены в налоговые органы через ТКС или личный кабинет налогоплательщика.

Как устроен электронный обмен счетами-фактурами

Выпуск НРК является обязательным, если товары, представленные для прослеживаемости, реализуются в соответствии со статьей 169-1.2 Налогового кодекса; другие должники НДС могут обмениваться ими по двусторонним соглашениям, при условии, что часть сделки имеет технические средства для обмена и обработки электронных документов.

EDI с выставлением счетов возможен, если все участники процесса выполняют свои обязанности.

• Продавец: подготавливает ЭЭС, подписывает его в UKEP и отправляет его контрагенту в формате XML через оператора ЭДО. Чтобы завершить документооборот, поставщик должен дождаться уведомления покупателя о получении электронного документа.
• Оператор ЭДО: координирует доставку файлов, обеспечивает соответствие формам, утвержденным Федеральной налоговой службой, фиксирует даты отправки и получения.
• Покупатель: подтверждает получение счета-фактуры электронной подписью и формирует уведомление о получении через оператора EDI.

Если покупатель не получил документ в электронном виде в течение пяти дней после отправки товаров (работ, услуг), он должен уведомить об этом поставщика. Продавец должен уточнить и решить вопрос с оператором EDI или отправить другой стороне бумажный счет-фактуру.

Электронные счета-фактуры помогут избежать отказа в вычете «входного» НДС

В случае серьезных ошибок при выставлении счетов административный орган может отказать в возмещении НДС. Переход на электронный EV значительно сократит количество этих недостатков.

Распространенные ошибки	Бумажные счета-фактуры	Электронные счета-фактуры
Неточные детали.	Налоговые органы могут отказать в вычете НДС, если невозможно идентифицировать продавца или покупателя, наименование товаров или услуг, или если неправильно указано количество, стоимость, ставка или сумма НДС.	Проверка данных осуществляется по данным ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Если какое-либо из обязательных полей пустое или неправильное, электронный документ не будет передан.
Разница между титулами продавца и покупателя.	Документы SF выдаются в двух экземплярах — титул продавца и титул покупателя. Если в документ вносятся изменения, то поправки должны быть внесены в оба названия.	Поскольку существует только одна копия ЕЦБ, в данных нет несоответствий. При выпуске измененного документа оператор EDI регистрирует каждый этап внесения изменений.
Счета-фактуры поступают после окончания отчетного периода.	Вычеты могут быть заявлены в течение налогового периода, в котором НДС был фактически выдан. Если покупатель получает оригинальный товар с опозданием, скидка должна быть обоснована. Для этого налогоплательщик должен запечатать конверт в почтовом отделении.	Оператор EDI записывает дату отправки и получения документов. В случае возникновения спора провайдер выступает в качестве независимой стороны при обмене электронными ЭИ.
Отсутствие подписи или копии	Счета-фактуры без подписи не имеют права на возмещение НДС. Факсимильные подписи также могут быть основанием для отказа.	Цифровые документы имеют электронную подпись, которая уже содержит имя и должность подписавшего.

Налоговая инспекция может потребовать перевыставить счет-фактуру, если нарушены правила представления документов; если субъект НДС не представляет документы в срок, то в соответствии со статьей 126 (1) Налогового кодекса налагается штраф в размере 200 рублей за каждый документ.

Как работать со счетами-фактурами в Directum RX

Решение Directum может быть использовано для перехода к безбумажному документообороту. Система обеспечивает электронный обмен через сервисы Диадок и СИС. Юридическая сила этого обмена подтверждается специальными электронными подписями, а формат документов соответствует требованиям законодательства.

Счета-фактуры, полученные контрагентами через сервис обмена, автоматически регистрируются в Directum Rx. Менеджер открыток получает задание на дальнейшую обработку документов в системе. Сотрудники проверяют поля карточек документов на полноту и правильность заполнения.

Для удобства пользователей стандартные документы, получаемые через службы Exchange, Directum RX автоматически конвертирует в формат PDF. Система сохраняет текст документа в формате, полученном оператором.

Полученные счета-фактуры не требуют внутренней подписи. Они передаются бухгалтеру для ведения бухгалтерского и налогового учета организации.

При выполнении операции обработки документа генерируется квитанция, которая подписывается распознанным сертификатом цифровой подписи. Уведомление автоматически отправляется в службу Exchange.

Счета-фактуры создаются в бухгалтерской системе и вручную импортируются в Directum Rx. Перед отправкой контрагенту документ подписывается КЭП и автоматически дополняется информацией о поставщике. Завершение документооборота и получение уведомлений можно подтвердить с помощью отчетов.

Библиотека / Документы

Документ электронный счет-фактура (ЭСФ) — кто его выписывает?

Электронная счет-фактура (ЭСФ) — что это такое и кто обязан ее выписывать

Электронный счет-фактура — это электронный счет, документ, подтверждающий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. В Казахстане полный переход на электронное ценообразование (ЭЦП) начался в 2019 году.

До сих пор поступало много вопросов об электронном выставлении счетов, сроках выставления, печатных счетах и т.д. Сегодня мы попытаемся ответить на последние вопросы предпринимателей о ЕЦБ.

Кто должен выпускать ЭФУ?

Статья 412 Налогового кодекса РФ, введенная в Налоговый кодекс Казахстана в 2019 году, предусматривает обязанность налогоплательщиков выпускать ЭСФ.

Кто обязан выдавать НСФ в 2020 году?

• Лица, обязанные уплачивать НДС, в том числе.
• лица, использующие товары из освобожденного списка; и
• Агенты по закупкам, работающие без НДС; и
• Грузоотправители, работающие без НДС; и
• люди, пользующиеся импортными товарами.

Это означает, что если вы обязаны уплачивать НДС, вам придется оформлять в каждом конкретном случае: предприятия, не являющиеся должниками по НДС, должны будут соглашаться на товары, продаваемые по «освобожденному списку». Если в списке обнаружены коды ТН ВЭД для товаров, то для перемещения этих товаров должен быть выдан VIS.

Прямое указание на то, что НФС должна быть оформлена в электронном виде вышеуказанным налогоплательщиком, содержится в статье 412 Налогового кодекса Республики Казахстан.

Для удобства используется специально разработанная информационная система — ИСФ (статья 412, пункт 3 Налогового кодекса Республики Казахстан).

Каковы условия для выставления электронного счета-фактуры?

Независимо от того, существует ли бланк или электронный счет-фактура, условия для выставления электронного счета-фактуры изложены в статье 413 Налогового кодекса Республики Казахстан.

При обычных обстоятельствах этот срок не может превышать 15 календарных дней с даты оборота.

В каких случаях срок выписки может быть продлен?

• Счета выставляются до 20 числа месяца, следующего за расчетным, за электроэнергию, воду, газ и телекоммуникационные услуги.
• В течение 20 календарных дней с даты оборота выдается ЭСФ на экспорт товаров.
• До 20-го числа месяца, следующего за месяцем оборота, выдаются НРП на реализацию импортерами товаров, ввезенных с территории государств-членов ЕАЭС.

Что происходит, если нарушен срок выдачи EAW

Хотя это и не разрешено статьей 412 Налогового кодекса РФ, но считается правонарушением, если электронный счет-фактура отправлен с опозданием или выставлен бумажный счет-фактура. Налогоплательщики могут быть привлечены к ответственности по статье 280-1 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях за игнорирование или нарушение требований по выставлению электронных счетов-фактур.

Если нарушитель совершает правонарушение впервые, налоговый орган выносит только предупреждение, но если документ не выдан или не переоформлен в течение одного года после предупреждения, нарушитель должен заплатить штраф.

Размер штрафа за невыдачу ОВОС составляет 40 МРП для малых предприятий, 100 МРП для средних предприятий и 150 МРП для крупных предприятий. Нарушение сроков вывоза ЭКФ требует уплаты штрафа в размере 20, 50 или 100 месячных индексов Республики Казахстан в соответствии со статьей 280-1, пункт 4, Административного кодекса Статья 3 Административного кодекса Республики Казахстан.

Обстоятельства, при которых электронные счета-фактуры могут быть выставлены в бумажной форме

Если счета-фактуры на бумажном носителе могут быть выставлены в соответствии со статьей 412 Налогового кодекса РК:

• При отсутствии подключения к Интернету на территории, где находится налогоплательщик. Регионы, не имеющие доступа к Интернету, могут ознакомиться на официальном сайте Комитета государственных доходов МФ РК); и
• Любые технические ошибки в ИС ЭСФ также проверяются Комитетом по доходам Министерства финансов Республики Казахстан.

Не забывайте время от времени проверять сайт Комитета по государственным доходам МФ РК. Список районов без телекоммуникационных сетей время от времени обновляется.

Данные о сбоях в системе указывают дату и время отключения системы и публикуются на веб-сайте МФ РК по госдоходам.

Как только сбой в системе будет устранен, оформленные бумажные документы вводятся в информационную систему ЕЦБ в течение 15 календарных дней с момента устранения технической ошибки.

Обратите внимание, что наличие записи не означает, что будет выдан новый документ. Следует выбрать только причину выставления бумажного счета: «техническая ошибка или плановые работы».

Smart System автоматически проверяет, было ли выполнено запланированное задание в установленное время.

Важно!

Согласно Налоговому кодексу с 1 апреля 2021 года у налогоплательщиков, не зарегистрированных в качестве налогоплательщиков налога на добавленную стоимость (НДС), цена реализации товаров составляет 2,9 млн тенге (10 млн евро).

Обратите внимание, что при наличии контракта с покупателем, полная сумма контракта считается стоимостью сделки, независимо от того, что выплаты производятся частями и могут быть меньше 2,9 миллиона. Это означает, что если транзакция превышает 1 000 kzt, необходимо предоставить электронный счет-фактуру.

Пример.

Таким образом, если вы имеете индивидуальное предпринимательство и не зарегистрированы в качестве должника по НДС, но при этом оказываете услуги ОВОС на сумму свыше 2,9 млн тенге, вы обязаны выписать электронный счет-фактуру.

Buhta. com упрощает процедуру оформления ЕЭЗ. Собирая все необходимые данные в одном окне, счета-фактуры РК можно отправлять и получать несколькими щелчками мыши с помощью ЭЦП, а все данные синхронизируются с государственной платформой ИС ESF.

Новые правила формирования электронных счет-фактур

В июле 2021 года произойдет нововведение в коммерческом праве: с 01. 07. 2021 года вступает в силу Национальная система прослеживаемости. Это стало причиной изменения принципа электронного ценообразования. Это изменение коснулось всех предпринимателей, но в основном тех, кто продает отслеживаемую продукцию.

Главное изменение коснулось в основном предпринимателей, продающих детектируемые продукты. Однако есть некоторые изменения и для других налогоплательщиков.

выявляемые товары — это товары, ввозимые из других стран, перечень которых утвержден постановлением Правительства РФ 1110 от 1 июля 2021 года. это не то же самое, что маркировка, поскольку контролируются не все отдельные товары, а вся ввозимая партия. Поскольку движение партий отслеживается документом, вводится новая форма выставления счетов-фактур.

Какие нововведения в счет-фактуре коснутся всех сфер сбыта?

Вводится дополнительная линия ‘5a’. Эта строка требует регистрации информации на документе поставки (номер и дата регистрации), который является основанием для выставления счета-фактуры. Например, счет-фактура, акт об оказании услуг и т.д.

В специальную строку был введен порядковый номер вводимых данных. Название продукта должно быть указано в коде ТН ВЭД ЕЭС на строках ‘1a’ и ‘1b’.

Графы ‘1’ и строка ‘5a’ указываются в счете-фактуре для облегчения регистрации многих транспортных бюллетеней, содержащих различные продукты. Например, если сводный счет-фактура создается для двух или более накладных, серийные номера нужных счетов-фактур перечислены в ‘5a’. Они написаны точками вверху.

Колонка 11 была переименована. Это относится как к сделкам с отслеживаемыми товарами, так и к другим импортируемым товарам.

В форму счета-фактуры добавлены три дополнительные графы 12, 12а и 13. Эти столбцы заполняются только в том случае, если идентифицированные продукты были проданы. В колонках 12 и 12a указывается код и единица измерения обнаруженного продукта. В настоящее время эти детали регулируются Постановлением Правительства № 807 от 25 июня 2019 года.

Если компания или индивидуальный предприниматель реализует продукцию, не подлежащую прослеживаемости, и выставляет электронные счета на оплату работ или услуг, строки 12, 12а и 13 указываются и данные не вводятся. Если составляются счета-фактуры с «предоплатой», информационные колонки для этих продуктов (колонки 11-13) также будут пустыми.

Если счета-фактуры на продукцию, работы или услуги, не относящиеся к прослеживаемости, составляются в бумажном виде, эти графы можно не заполнять (п. 2.2 правил заполнения счетов-фактур, утвержденных постановлением № 1137). Поэтому печатная версия счета-фактуры может содержать графу 11, как и раньше.

Данный вид бумажного счета-фактуры считается правильным, если счет-фактура составлен с графами под продукты прослеживаемости. Это возможно, поскольку добавленная информация не меняет предполагаемый формат документа (об этом говорится в статье 9 правил выставления счетов-фактур).

Важно отметить, что новый формат счета-фактуры должен использоваться, даже если предприниматель продает продукцию, не включенную в список прослеживаемости. Счета-фактуры утверждены постановлением правительства (статья 169, пункт 8 Налогового кодекса) и распространяются на всех продавцов.

Новая система прослеживаемости товаров

В конце 2020 года начался пробный период национальной системы прослеживаемости товаров. Эта система необходима для усиления контроля за импортируемой продукцией из других стран. Ожидается, что это позволит снизить долю контрафактной продукции на российском рынке за счет того, что контрольные органы смогут отслеживать маршрут импортной продукции и ее движение к потребителям.

Системы прослеживаемости регулируются.

Федеральный закон № 371-ФЗ от 11 сентября 2020 года; также были внесены изменения в Налоговый кодекс Российской Федерации, которые утвердили национальную систему прослеживаемости.

807 Декрета № 25.06.2019. Предусмотрен и утвержден перечень товаров, подлежащих контролю системы прослеживаемости.

В статью 169 (3) Налогового кодекса РФ внесены изменения. Ранее любой, кто не платит НДС при продаже товаров или оказании услуг, мог не выставлять счета-фактуры (при наличии письменного соглашения между двумя сторонами); с 1 июля существует исключение для сделок, связанных с отслеживаемыми товарами, где нельзя обойтись без документации, даже если обе стороны согласны с этим. Нет.

С 1 июля 2021 года товары, перечисленные в Указе № 807 от 25. 06. 2019 года, будут являться прослеживаемыми товарами. Они будут происходить:.

Холодильники и морозильники,.

Стиральные и сушильные машины,.

Мониторы и видеопроекторы,.

Детские коляски и автокресла,.

Металлическая офисная мебель,

другую продукцию, включая специальные автомобили.

Испытательный период национальной системы прослеживаемости продукции закончился, и началось ее законодательное внедрение. По этой причине счета-фактуры содержат обязательную информацию.

Обязательные реквизиты при ввозе товаров, подлежащих прослеживаемости

В течение испытательного периода надзорные органы проанализировали данные и определили условия, которые необходимо добавить в систему отслеживания и налоговый кодекс.

Регистрационный номер импортируемой партии продукции, номер

регистрационный номер декларации, номер

единица измерения прослеживаемых продуктов, и

количество идентифицированных продуктов.

До 1 июля 2021 года предприниматели могли выставлять счета-фактуры в бумажном или электронном формате по своему усмотрению. В настоящее время счета-фактуры составляются в цифровом формате только в момент продажи для целей текущего контроля продукции, подлежащей прослеживаемости. Это относится и к измененному КВ.

В форму счета-фактуры добавлены три новые колонки 12, 12a и 13. Эти столбцы вводятся только при продаже идентифицированных продуктов. В колонках 12 и 12a указывается код и единица обнаруженного продукта.

В графе 13 указывается объем прослеживаемой продукции, на которую были выставлены счета-фактуры. Их общий объем рассчитывается в тех же единицах, что и в колонках 12 и 12а.

Одинаковые элементы системы прослеживаемости появляются в одном и том же элементе счета-фактуры. Если товары ввозятся в Российскую Федерацию несколькими партиями, графы с 11 по 13 должны быть введены как дополнительные строки для каждого РНПТ. Эти дополнения также были внесены в документацию к патчу.

Это изменение также требует указания кода и названия штата, в котором был произведен товар. Строки 10 и 10а были добавлены специально для этой цели. Если эти позиции не были включены в первоначальный счет-фактуру, их не нужно указывать в корректировочном листе.

Информация в добавленных строках 11, 12, 12А и 13 должна быть такой же, как и в строке простого счета-фактуры. Важно отметить, что колонка 13 должна описывать не первоначальное количество забракованной продукции, а разницу в количестве забракованной продукции до и после изменения.

В графах 11-13 заполняется дополнительная строка для каждого RNPT. Если это идентичные обнаруживаемые продукты, ввезенные в Российскую Федерацию разными партиями.

Электронный документооборот счетов-фактур

Если предприниматель продает выявляемую продукцию организации или индивидуальному предпринимателю, который намерен перепродать ее в будущем, заполняется только ЭКЛЗ и требуется перекрестное продвижение через EDI и электронную почту. Это нововведение распространяется и на корректирующую документацию (ст. 169 (1) Налогового кодекса).

Отклонения от закона возможны только в том случае, если

Товары продаются физическим лицам без дальнейшей перепродажи, например, для личного пользования, а не для извлечения прибыли.

Товары предназначены для экспорта или реэкспорта

Продукция продается и экспортируется за пределы государств-членов ЕАЭС и Российской Федерации.

Как организовать электронный документооборот?

Предприниматели могут быть подключены к электронному документообороту (HED) через заявление (должно быть направлено в IES, порядок утвержден постановлением № 14N Министерства финансов от 05. 02. 2021, процедура 11).

Новое законодательство устанавливает более подробные условия для электронного уведомления и регистрации уведомлений. Благодаря им продавцы, покупатели и их операторы EDI удостоверяют все этапы пересечения счетов-фактур.

Изменились функциональные обязанности операторов EDI и способ их общения друг с другом и с предпринимателями. Все звенья торговых отношений теперь имеют свой орган (п. 3 порядка, утвержденного постановлением Минфина № 14. 02. 2021).

Поток бумажных документов казался многим предпринимателям более легким из-за уникальных оттенков электронных устройств. Согласно новым правилам, организация оборота электронных документов упрощается. Обе части торгового соглашения больше не требуют наличия признанного основного сертификата для проверки электронной цифровой подписи.

Электронные счета-фактуры авторизуются специальной электронной подписью. Она уже должна существовать в соответствии с пунктом 11 порядка, утвержденного решением предпринимателя №. (14N 05.

02. 2021 Министерства финансов).

ФНС уполномочена проверять все отчеты по выявляемым товарам С 1 июля 2021 года инспекторы ФНС будут проверять данные об обязательствах организаций и ИП и товарах, выявляемых по декларациям по НДС. При проверке документов, если инспектор обнаружит неточности в представленных данных, он имеет право запросить все документы, включая данные о прослеживаемости (ст. 88 Налогового кодекса РФ, ст.

88).

Особенности работы с электронными счетами-фактурами

Главной особенностью электронных счетов-фактур является то, что они создаются по взаимному согласию сторон сделки, а также наличие у сторон совместимых технических средств и возможности получать и обрабатывать эти счета-фактуры. Это условие, а также счета-фактуры и процедуры обмена по электронным каналам связи — процедуры обмена по электронным документооборотам — определяются соответствующими нормативными документами ФНС.

Для облегчения сделки и со стороны регулятора следует отметить, что обмен счетами-фактурами, а также пакет документов, называемый UDD — это универсальный передаточный документ, который включает в себя EF и ACT/счета-фактуры. Это упрощает понимание информации о транзакциях и позволяет обмениваться большим количеством документов за один сеанс.

Рисунок 1 Печатная версия

Рисунок 2 Печатная форма UDD

Обязательные для заполнения реквизиты

Перечень обязательной информации в счете-фактуре обусловлен правовыми претензиями. Данные считаются корректными, если они не содержат ошибок и не мешают налоговым органам правильно определить, кто является продавцом и кто покупателем, наименование товара (работ, услуг), их количество, стоимость единицы и всей партии, налоговая ставка и сумма НДС, причитающаяся покупателю.

Другими словами, электронный счет-фактура содержит те же условия и те же данные, что и его форма, но приобретает юридическую значимость после добавления определенных защит условий, т.е. усиленных признанных сертификатов.

Как и в случае с печатной версией, если на экране цифрового устройства отображается печатный образец электронного счета-фактуры, то отображаются реквизиты заголовка документа, раздела (таблицы) счета-фактуры, включая все расчеты, но изображение электронной подписи а не при открытии самого документа, потому что это необходимо. Для облегчения работы пользователя на документ наносится «синяя печать» как факт его подписания. Печать» содержит полную информацию о статусе сертификата, подписавшем лице и результате проверки подписи.