Журнал регистрации входящих документов

Многие организации применяют календарную форму для регистрации входящих (поступающих) писем. Этот подход считается одновременно традиционным и очень удобным.

Формат дневника означает, что документы регистрируются в соответствии со строгими критериями — только соответствующая информация заносится в соответствующие графы этого регистра. Это обеспечивает быстрый поиск необходимой информации.

В компаниях и учреждениях регистр входящей почты выполняет следующие важные функции

1. Обеспечивает целевую регистрацию, организацию и обработку входящих документов.
2. Решения, принятые администрацией, выполняются своевременно. Это достигается благодаря тому, что все решения принимаются на основе достоверной информации.
3. Осуществляется контроль за деятельностью работников внутри организации и за ее пределами.
4. Входящая почта, имеющая особое значение для органа, обрабатывается эффективно и оперативно.

Вся корреспонденция, поступающая в компанию, различается на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя переписка, как правило, происходит на фоне внешней корреспонденции от официальных лиц организации и различных третьих лиц.

Входящая корреспонденция может включать заявления, письма, телеграммы, распорядительные документы, справки, объяснения, служебные записки, заметки и другие документы, полученные от сотрудников и внешних частей.

Нужно ли вести на предприятии

В компании вся входящая почта регистрируется в специальном календаре по следующим причинам

1. Когда в компании регулярно появляется большое количество писем, правильный учет всей входящей корреспонденции — с указанием номера входящего звонка — обеспечивает надлежащий учет и ведение документации. Без такого реестра управление приходящей бюрократией проблематично.
2. Важные и срочные письма при вводе в ежедневник помечаются специальным символом, чтобы они рассматривались в первую очередь. Регистр позволяет расставить приоритеты.
3. Единый подход к ведению вышеуказанного реестра гарантирует, что любой заинтересованный (и уполномоченный) человек сможет найти необходимую информацию. Это может понадобиться, если лицо, ответственное за ведение регистра входящей почты, временно недоступно.
4. Регистрация времени получения входящих документов защищает администрацию организации от необоснованных запросов. Дату и время получения письма можно проверить в любое время.
5. Точная и своевременная регистрация позволяет избежать накопления файлов компании и вовремя избавляться от ненужной бумажной работы.

Реестр почтовых квитанций эффективно систематизирует работу с различными документами в компании.

Это крайне важно для обработки, хранения и дальнейшего использования поступающих документов. В то же время должны быть четко определены входящие письма, которые не регистрируются в этом реестре (не регистрируются рекламные материалы, поздравительные письма, брошюры конференций, книги и другие малозначимые для организации документы).

Как заполнить

Входные и бухгалтерские журнальные записи оформляются и ведутся в виде таблиц, содержащих следующие колонки

1. Получатель, т.е. регистрационный номер, присвоенный получающему письмо самой компанией.
2. Дата и время получения документа компанией (получателю).
3. Дата, указанная на самом письме (дата выдачи отправителем).
4. Регистрационный номер, предоставленный отправителем.
5. Отправитель — юридическое/физическое лицо.
6. Краткое описание. Приведены подробности и информация о документе.
7. Письмо — Адресату.
8. Лицо, получившее письмо (имя, должность).
9. Способ доставки.
10. Определение руководителя компании.
11. Имя и должность исполнителя завещания.
12. Имя и должность лица, ответственного за контроль.
13. Продолжайте работу над письмом.
14. Отчеты о проделанной работе.
15. Номер папки, в которую подшито письмо.

На практике журнал входящей почты может не содержать всех вышеперечисленных столбцов. Их следует использовать по мере необходимости.

Информация должна быть записана точно и без ошибок.

Не рекомендуется записывать ненужную информацию, которая не имеет отношения к регистрации входящей почты.

Для решения каких задач заводят журнал регистрации входящих документов?

• Выполняет продуктивную справочную работу по важным документам.
• Контролировать работу внутренних и внешних сотрудников.
• Реализация управленческих решений в течение определенного периода времени.
• Регистрация, организация и обработка входящей почты по мере необходимости.

Заполнение входящих документов — это задача, которую должен выполнять офис-менеджер, делопроизводитель или секретарь. Если в компании нет такого сотрудника, руководитель может назначить кого-либо ответственным за заполнение вышеуказанных форм.

Менеджер должен решить следующие вопросы

• Количество ящиков в журнале.
• Регистрационная форма для входящих документов. В печатном или электронном виде.

Регистрация входящих документов в бумажной форме

Это книга, выпущенная полиграфической компанией; она изготовлена в формате A4. На каждой странице имеется таблица. Работодатель сам выбирает, какие и сколько граф заполнять.

В журнале записывается информация о входящих документах с левой и правой стороны. Все написано ручкой, черными или фиолетовыми, синими или голубыми чернилами. Рекомендуется использовать шариковые ручки, так как они дольше сохраняют информацию.

Электронный документооборот

Системы электронного документооборота — это простой способ регистрации входящих документов.

Для каждого документа создается отдельная карточка. Выполнение резолюций четко контролируется обеими сторонами.

Единственная опасность таких потоков документов заключается в том, что доступ к ним могут получить люди, не имеющие отношения к конкретному запросу. Даже если у каждого сотрудника есть отдельная страница с паролями, злоумышленники с большей вероятностью смогут взломать базу данных.

Крупные организации нашли способы ограничить доступ неавторизованных лиц к конфиденциальной информации. Бумажные журналы учета входящих документов ведутся в каждом структурном подразделении. Приказы или инструкции по управлению затем хранятся в электронном формате.

О графах журнала регистрации

В журнале регистрации входящих документов основные графы следующие

• С указаниями душеприказчика.
• Содержание
• Подробности рассылки
• Вид делового документа
• Дата.
• Регистрационный номер.

Для регистрации каждому входящему документу должен быть присвоен номер. Это надпись из цифр и букв.

В конечном счете, приоритет отдается трехпартийной структуре.

1. Согласно штатному расписанию, номеру с кодом организационного подразделения предшествует номер.
2. Вторая цифра — это номер самого журнала.
3. Последняя цифра — это номер документа.

Используйте косую черту или дефис для разделения цифр.

Дата указывает на дату, когда организация получила документ. Дата и номер записи расположены в правом нижнем углу.

Входящая почта может быть как внешней, так и внутренней.

Основными видами бумаги являются

• Текст служебных записок и команд.
• Записки с пояснительными записками.
• Официальные записки.
• Заявления, телеграммы.
• Текст.

Автор документа указан как корреспондент. Не обязательно указывать полное название организации, инициалы и фамилию. Душеприказчик — это лицо, назначенное администратором для решения вопросов, перечисленных в тексте.

В нашей новой публикации вы можете узнать, как подготовить отчет о средней численности сотрудников по компании.

Что на счёт дополнительных граф?

• Значки руководителя.
• Разрешение.

Размещение этих двух пунктов помогает вам контролировать решение важных вопросов в вашем тексте. Эти записки рассматриваются как метод административного воздействия. Они используются для указания имен участвующих лиц и конкретных инструкций.

Дневник содержит полное описание резолюции. Эта информация облегчает отслеживание того, как был выполнен заказ. После прочтения документа и выполнения определенного действия делается пометка. Не рекомендуется записывать в журнал слово «выполнено». Это может привести к неприятным ситуациям в будущем.

Также следует добавить дату разрешения. Это дает вам дату, когда менеджер рассмотрел документ. Эта дата также может отличаться от даты регистрации документа.

Это важно, если выпуск был отложен по какой-либо причине. Ответственность за это возлагается на менеджера, который вовремя не принял меры.

Некоторые графы включаются в соответствии с требованиями менеджера.

1. Сколько листов содержит документ?
2. Как был доставлен деловой документ?
3. Что можно сказать в памятке?
4. Какой номер папки, в которой описан документ и содержится его тема?

Образец журнала регистрации входящих документов:

Календарь входящей почты по компаниям; образец журнала входящих документов от ОАО «Афиша».

Заполнение журнала: по каким правилам это делается?

Организации добавляют к названию имя и дату, прежде чем продолжить. Срок сдачи указывается, как только конкретная книга будет полностью заполнена.

На второй и третьей страницах дневника должны быть указаны данные лица, ответственного за его заполнение. Сюда входит стаж работы, имя и личная подпись.

Список документов начинается на странице 4. Перед началом работы книга нумеруется; не разрешается удалять даже одну страницу. Документы хранятся в течение пяти лет. Переплет не является обязательным, так как журнал не относится к полному архиву.

Формы регистрации

Документы, не требуемые для регистрации:.

1. Информационные документы.
2. Копии правительственных приказов, уставов и постановлений.
3. ‘Персонализированные’ упаковки с соответствующей маркировкой.
4. Газеты, брошюры, книги и другие печатные материалы.
5. Описание программ встреч, конференций и семинаров; приглашения на мероприятия.
6. Телеграммы и поздравительные письма.
7. Рекламные письма.
8. Информационно-справочный материал.

Перейдите по этой ссылке, чтобы прочитать о сроках регистрации ООО в налоговых органах и последствиях в случае нарушения сроков регистрации.

О журнальной форме

Это касается тех случаев, когда бухгалтерский учет является самым важным вопросом. Затем делаются записи по ваучеру с наибольшей стоимостью. В каждой организации есть свои титулы, требующие этого процесса. Система записи важна при работе с документами ограниченной силы.

Это относится к конфиденциальным данным. Форматы журналов разрабатываются для различных типов деловых документов. Информация о документе может быть разной.

Для некритичных потоков документов форма журнала является предпочтительным форматом. При увеличении объемов такие системы имеют ряд недостатков. Одновременно подать все документы может только один человек. Слишком большой объем информации делает процесс регистрации очень трудоемким.

Невозможно организовать мониторинг ключевых решений.

Журнальные формы для регистрации входящих документов.

Автоматизированная и карточная формы

Карточные системы легко преодолевают некоторые из вышеперечисленных недостатков. Картотечные шкафы организуют информацию в удобном порядке. Несколько человек одновременно работают над проектом. Организация сама решает, какие формы заполнять на карточке.

Автоматизированные процессы электронного делопроизводства становятся наиболее распространенным решением для современных предприятий. Регистрация проводится на различных рабочих местах. Информация о документах вводится в единую базу данных.

Предприятия и номенклатура дел

Номенклатура дел — это список файлов, созданных организацией. Отображается период хранения. Соблюдаются только необходимые по закону процедуры.

Сюда входят дела, касающиеся структурных подразделений. То же самое относится и к реестру. Печатные издания и научно-технические документы — не единственная часть номенклатуры.

За их составление отвечает секретарь-отчетник. Эта же функция возложена на архивариуса компании, отвечающего за все документы. Имена структур подразделов действуют как разделы. Если их нет, используется название сферы деятельности, должность руководителя или специалиста.

О том, как изменить основной ОКВЭД компании и о необходимых для этого документах, читайте в новой юридической статье.

Дополнительные правила

Телеграммы принимаются компанией под расписку. Это относится как к входящим, так и к исходящим документам. Правила регистрации такие же, как и для всех писем.

Администрация изучает телеграммы и при необходимости решает проблемы, ссылаясь на них. Получатель передает текст телеграммы с помощью бланка или календаря.

Как только письма поступают в электронном виде, они вставляются в систему. Для каждого письма создается отдельная карточка с регистрационными данными. Прототип отправляется в папку с помощью сопроводительного письма.

Для упрощения процедуры регистрации можно использовать специальное программное обеспечение. Простая установка на персональном компьютере. Все карты хранятся в базе данных, и информация вводится по мере необходимости.

Содержание и дизайн могут отличаться от программы к программе, но основная идея одна и та же. Не имеет значения, если изменяются только существующие детали или изменения во внешности.

Электронные регистрационные формы при необходимости можно легко распечатать на бумаге. Автоматизированные системы более удобны, но никто не заставляет вас отказываться от бумаги на бумаге. Правила подачи документов рекомендуется искать в местных нормативных актах.

Для получения дополнительной информации о том, как зарегистрировать входящие документы в онлайн-журнале на своем компьютере, посмотрите следующее видео

Для чего нужен журнал регистрации писем в организации

В каждой организации есть журнал регистрации почты — входящей и исходящей. Однако не все понимают его важность в управлении документами. До этого момента необходимо документировать все входящие письма и обращения.

Регистрация входящих и исходящих писем:.

• Служит подтверждением миссии и получения писем, обращений, жалоб и запросов.
• Оказывает помощь менеджерам в подтверждении своевременной отправки и получения почты.
• Помогает быстрее просматривать файлы за предыдущий месяц и быстрее обнаруживать документы за предыдущие месяцы.
• Запись резюме в специальных местах помогает восстановить письма в случае потери.
• Может быть свидетельством отправки отчета или обращения в аудиторский орган и заявления о задержке ответа.
• Это помогает в судебных разбирательствах.

Поэтому регистрировать письма важно по целому ряду причин. Хотя календари не требуют единой, единственной формы, рекомендуется придерживаться правил, изложенных в следующих разделах. В некоторых канцелярских магазинах можно найти готовые многостраничные календари — это идеальный вариант для тех, кто ведет дела на бумаге.

Срок хранения входящих и исходящих журналов составляет пять лет. Однако, если архивные установки разрешены, они должны храниться неограниченное время.

Журналы перед сдачей в архив должны быть опечатаны печатью органа и скреплены рядом листов.

Журналы входящих и исходящих документов можно сохранять на обычных печатных формах или вставлять в листы Excel.

Бланк Журнала исходящих документов

Исходящая корреспонденция, т.е. документы, созданные и отправленные агентством в ответ на полученный запрос или по собственной инициативе, также должны регистрироваться в отдельном календаре. Дата регистрации и дата отправки должны совпадать (для неэкстренных данных они могут отличаться на один-два дня).

Структура календаря исходящей почты очень похожа на структуру календаря входящей почты.

1. Серийный номер.
2. День.
3. Номер.
4. Получатель.
5. Предмет и краткое содержание. Как и в предыдущем случае, объясните смысл письма, нельзя ограничиваться только названием.
6. Исполнитель. Это определяет «внутреннего» исполнителя, а также руководителя подписи.
7. Количество оригинальных копий.
8. Способ доставки. Этот раздел необязателен, но может помочь проанализировать качество доставки различных документов (почта, курьер, личная доставка).

Бумажный и электронный учет документации

В современных условиях нет необходимости вести рукописные записи корреспонденции. Электронные таблицы могут быть более удобными. Наиболее распространенный вариант — файл в Microsoft Excel или аналогичной программе.

Колонки именуются так же, как и в печатной версии (см. предыдущий раздел). Дополнительным преимуществом является то, что некоторые данные можно копировать.

Это означает, что завершение работы может быть ускорено. Во многих случаях программа предложит повторить информацию из предыдущей строки. Номера символов и даты также могут быть назначены автоматически.

Все это в совокупности облегчает работу секретаря.

Единственный риск — это потеря электронных файлов. В случае сбоя или полного отказа компьютера существует риск потери важной информации. Однако этот недостаток можно легко преодолеть двумя способами

• Ведение печатного и электронного журнала одновременно — это может помочь восстановить данные из физической копии в случае потери (проще говоря, переписать из печатного формата в электронный).
• Храните файлы в облачном хранилище в Интернете, а не на своем компьютере — Google Docs (чтобы в случае выхода из строя конкретного устройства данные не пропали и были доступны с других компьютеров).